Cómo elegir un ERP

¿Está buscando una solución ERP pero no sabe cuál evaluar?
Es importante iniciar su evaluación con una lista de requerimientos de su empresa para ayudarle con la búsqueda del mejor programa.

Requerimientos

Al iniciar la búsqueda para una solución ERP, se debe conocer las necesidades de su empresa y sus requerimientos del programa. Uno se debe preguntar:
  • ¿Requiere la empresa un servidor en el sitio (en premisa) o se puede utilizar uno en la nube?
  • ¿Cuáles son las funciones requeridas para la empresa? ¿Se requiere utilizar un plan de cuentas (plan contable) personalizado? ¿Tiene que ser un plan de acuerdo a las normas fiscales del país? ¿Existen regulaciones y normas gubernamentales que se requieren cumplir de un sistema?
  • ¿Qué tan flexible es el programa? ¿Funciona el programa con el flujo de trabajo actual? ¿Se necesita modificar el flujo de trabajo para utilizar el programa? Si necesita ajustar el flujo de trabajo, ¿estamos dispuestos a realizarlo?
  • ¿Para cuánto tiempo deseamos utilizar la solución? ¿Es una solución temporal o deseamos encontrar algo que nos durará por más de 10 años? ¿Cuáles funciones esperamos requerir en el futuro?
Para descubrir si el programa cumple con las necesidades de su empresa, usted puede:
  • Solicitar ver una demo en vivo con un experto del programa. Varios proveedores están dispuestos a demostrar cómo funciona su solución y como se puede utilizar en su empresa.
  • Probar la solución a través de una versión demo en línea o prueba gratuita.
  • Contactar los equipos de soporte y ventas con sus consultas.

Información accesible

Para evaluar una solución ERP, se debe asegurar que no solo puede el sistema cumplir con sus funciones requeridas, sino también con los requisitos específicos de personalización. Esto serviría para saber si el sistema puede desglosar los datos que usted desea ver para realizar mejores decisiones gerenciales. Es importante que la información sea fácil de acceder y que se puede presentar de manera comprensible al momento de accederla. Uno se debe preguntar:
  • ¿Se puede personalizar los informes del programa?
  • ¿Existe un límite a los informes que se pueden personalizar? ¿Cobra más el proveedor por acceder más informes?
  • ¿Se puede rastrear toda la información que se necesita desglosar en un informe? ¿Se requiere generar múltiples informes para ver más información?
  • ¿Se puede descargar los informes? ¿Se puede imprimir fácil?

Fácil de usar

El siguiente elemento que corresponde con la evaluación está basado en cómo está diseñado el interface del programa y que tan fácil es de usar. Aun si el programa es robusto, es inútil si es muy complicado.
  • ¿El interface es intuitivo? ¿Se puede encontrar lo que busca fácilmente?
  • ¿Qué tan fácil es ingresar datos contables? ¿Puede el departamento de contabilidad y los de las cuentas por cobrar y pagar utilizar el programa para realizar sus tareas fácilmente?
  • ¿Requiere el programa que los usuarios sean expertos en el tema para saber cómo utilizar el programa? ¿Puede el programa adaptarse a los diferentes niveles de habilidad?

Presupuesto

Cuando se establece el presupuesto para lo que se desea gastar en adquisición de una solución ERP, se debe incluir cualquier costo inicial, cargo mensual o anual, y los costos de mantenimiento.
  • ¿Cuáles son los costos de configuración inicial e implementación? ¿Se requiere comprar servidores? ¿Se cobra por configuración del programa?
  • ¿Cuál es el costo anual? ¿Hay costo por usuario? ¿Cuántos usuarios se necesitan para su empresa?
  • ¿Cuánto cuesta mantener el sistema? ¿Hay costos adicionales por tener un equipo de TI? ¿Cobra el proveedor por mantenimiento y servicio?
  • ¿Hay costo para las actualizaciones? ¿Se requiere comprar actualizaciones en el futuro?
  • ¿Cuánto cuesta entrenar y capacitar a los usuarios de mi empresa?

Proveedores

Cuando se selecciona una solución, es importante evaluar los proveedores también. Si el programa sufre bastante por tiempo de inactividad y virus informáticos o cobra mucho por capacitación y suele resultar en un costo alto de adquisición, esto puede reducir los ingresos de su empresa. Si está buscando por una solución en la nube, debe considerar lo siguiente:
  • ¿Es el proveedor estable y confiable?
  • ¿Qué es el tiempo de actividad?
  • ¿Qué tan frecuente se lanzan nuevas funciones? ¿Se requiere pagar más para las funciones nuevas?
  • ¿Qué tan rápido se solucionan los gusanos (virus) de sistema?
  • ¿Qué tipo de capacitación proporcionan?